Mehr Effizienz durch Prozessoptimierung bei ppi media

WTSH Online-Redaktion: Wie war die Ausgangssituation vor dem Projektstart?

ppi Media: Die Prozesslandschaft im Unternehmen ist über die Jahre gewachsen. Unsere ursprünglichen Systeme und Prozesse sind vor über 15 Jahren im Konzernverbund mit unserem damaligen Gesellschafter entstanden. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung auch unserer Kunden aber auch der Wertschöpfungskette bei ppi Media sind die Anforderungen an einen effizienten und integrierten Prozess kontinuierlich gestiegen, um auch zukünftig die Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen.

WTSH Online-Redaktion: Ganz konkret: womit waren Sie nicht mehr zufrieden?

ppi Media: Letztlich waren wir mit unseren Prozessen – insbesondere im Bereich Controlling – zunehmend unzufrieden. So gab es bei uns diverse Insellösungen. Teilweise arbeiteten wir mit mehr als 200 unterschiedlichen Excellisten sowie Worddokumenten. Daten mussten aufgrund von Systembrüchen mehrfach eingegeben werden. Da war es nicht verwunderlich, dass etwa die Erstellung von Angeboten aufwändig und teilweise fehleranfällig war. Der gesamte Order-to-Cash Prozess hat einfach viel zu lange gedauert.

WTSH Online-Redaktion: Was konnte durch das Projekt erreicht werden?

ppi Media: Das Projekt hat dazu beigetragen, dass wir wesentlich produktiver arbeiten und die Transparenz enorm erhöht werden konnte. So haben wir durch die Einführung eines neuen ERP-Systems und der damit einhergehenden Neugestaltung unserer internen Prozesse den gesamten Order-to-Cash-Prozess durchgängig digitalisiert und weitestgehend automatisiert. Diese Verschlankung hat zur Folge, dass wir Kunden viel schneller Angebote erstellen können und bei den Overhead-Kosten stark eingespart haben. Außerdem können wir heute Reportings für mehrere Geschäftsfelder auf Knopfdruck in Power BI erstellen – ein Prozess, der vorher langwierig bzw. gar nicht möglich war.

Im Verlauf der Umsetzung sind noch kleinere Verbesserungsmöglichkeiten in der Prozessgestaltung aufgefallen, diese haben wir zunächst in unserem Ideenspeicher abgelegt und werden sie nach und nach realisieren.

WTSH Online-Redaktion: Welche Herausforderungen gab es?

ppi Media: Für uns war es das bisher größte interne Projekt und dementsprechend herausfordernd. Zum einen wurde das Projekt während der Corona-Pandemie durchgeführt. Unsere Beschäftigten haben größtenteils von zuhause gearbeitet. So hatten wir während der Projektlaufzeit nur ein Treffen mit unserem Implementierungspartner vor Ort, um im „Testlabor" unsere vorab in Workshops neu gestalteten Prozesse anhand von Praxisbeispielen basierend auf unseren Daten von der Angebotserstellung bis zur Faktura zu verifizieren. Weiterhin musste für die Umsetzung des Projekts das richtige Mindset bei den Beschäftigten neben dem von ihnen verantworteten Tagesgeschäft geschaffen werden. Da wir während der Umstellung auf unserem alten ERP-System weiterhin produktiv arbeiten mussten, liefen beide Systeme für ein Vierteljahr lang parallel. Das erzeugte zusätzlichen Aufwand bei der Datensynchronisierung. Insbesondere stellte uns die Altdatenaufbereitung und -bereinigung vor einige Herausforderungen. Die Zeit kurz vor dem fest terminierten Go Live des neuen Systems zum Jahresbeginn 2023 war wie erwartet nervenaufreibend, da noch einige AdHoc-Anforderungen umzusetzen, mehrere neue Schnittstellen zur Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung und CRM-System in Betrieb zu nehmen und die Grundlagen für die neue Zeiterfassung für rund 100 Kolleginnen und Kollegen einzurichten waren. Der Start war dann erwartungsgemäß herausfordernd, aber erfolgreich: wir haben schon nach kurzer Zeit die Vorteile unserer neuen Prozesslandschaft heben können.

WTSH Online-Redaktion: Sie haben diese Herausforderung gut gemeistert. Worauf ist das besonders zurückzuführen?

ppi Media: Wichtig für den Erfolg war unser sehr systematisches Vorgehen beim Projektstart. Wir haben Workshops zu verschiedenen Themen durchgeführt, um die Anforderungen an das neue System zu definieren. Wir haben einen passenden Dienstleister ausgewählt, der uns während des Projekts vertrauensvoll und kompetent begleitet hat. Wichtiger Faktor war auch, dass Key-User aus allen Abteilungen frühzeitig in das Projekt eingebunden wurden, sodass alle Bereiche mitgenommen wurden. Dieses hatte auch den sehr positiven Effekt, dass die Beschäftigten ein „Systemdenken“ entwickelt haben, da nun aufgrund der höheren Transparenz direkt nachvollzogen werden kann, ob Daten auch richtig gepflegt werden. Zudem kommen wir selbst aus der IT-Branche und haben Erfahrungen mit IT-Projekten inkl. der technischen Herausforderungen sowie agiler Managementmethoden.

WTSH Online-Redaktion: Inwiefern konnte die WTSH Sie im Vorfeld des Vorhabens unterstützen?

ppi Media: Die Unterstützung seitens der WTSH war sehr wichtig. Ohne die Projektförderung hätten wir das Projekt nicht in diesem Umfang umsetzen können, da wir viele Personalressourcen in das Projekt stecken mussten. Mit der Innovationsberatung der WTSH waren wir im Vorfeld der Antragstellung in Kontakt und haben wichtiges Feedback zu unserem Projektvorschlag erhalten. Dieses zweistufige Verfahren hat uns geholfen, gleich einen passenden Projektantrag zu schreiben. Von großer Bedeutung für den Erfolg des Vorhabens war auch, dass wir innerhalb des Förderprojekts flexibel bleiben konnten. So hat sich erst im Projektverlauf ergeben, dass es sinnvoll ist, den Projektleiter komplett für das Projekt freizustellen. Bei Antragstellung war dies noch nicht ersichtlich. Nach Absprache mit der Förderabteilung konnte dies angepasst werden. Da kann ich der WTSH ein großes Lob aussprechen: Man merkt, sie wollen etwas für die Wirtschaft tun.

Auch nach dem Abschluss des Innovationsprojekts bestehen zahlreiche Anknüpfungspunkte zur WTSH. Wir sind sehr aktiv im DiWiSH-Netzwerk, haben Kontakt zu KI.SH und haben uns schon mit den Innovationsberatern über unsere neuen Projektideen ausgetauscht.